Privacyverklaring - Koole Terminals
17491
page-template-default,page,page-id-17491,,qode-title-hidden,qode-theme-ver-6.0,wpb-js-composer js-comp-ver-4.12,vc_responsive

Privacyverklaring

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Daarom geven wij in deze privacyverklaring heldere en transparante informatie over de wijze waarop en met welk doel Koole Terminals B.V. persoonsgegevens verwerkt. We wijzen je in deze verklaring ook op de rechten die jij hebt en hoe je deze kan uitoefenen.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Koole Terminals B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving van de landen waarin Koole Terminals B.V. opereert, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij verwerken jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verkregen, tenzij je hiervoor expliciete toestemming geeft. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van onze diensten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd kunnen wij jou onze diensten niet aanbieden. Deze verklaring kan worden gewijzigd door bijvoorbeeld wetswijzigingen.

 

Privacy Officer

 

Koole Terminals B.V. heeft een Privacy Officer die betrokken is bij alle kwesties in relatie tot de bescherming en de omgang van jouw persoonsgegevens. Jouw vertrouwde contactpersoon bij Koole Terminals B.V. kan in je in contact brengen met de juridische afdeling van Koole Terminals B.V. mocht je meer verduidelijking en extra informatie nodig hebben voor het beter begrijpen van deze privacyverklaring.

 

Contactgegevens:

 

Koole Terminals B.V. Sluispolderweg 67 1505 HJ Zaandam

Tel: +31 75 681 28 12 www.koole.com
E-mail: info@koole.com

Koole Terminals B.V. verwerkt jouw gegevens via het online sollicitatieformulier, het door jou bijgevoegde curriculum vitae (cv) en de gegevens die je aan ons doorgeeft via je account op werkenbijkoole.com. Wij verzamelen ook gegevens door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en e-mail. Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens van sollicitanten:

 

Contactgegevens ► Telefoonnummer en/of e-mailadres;
NAW gegevens ► Voor- en achternaam, titel(s), adres, woonplaats;
Online account gegevens ► Gegevens m.b.t. tot accounts aangemaakt op werkenbijkoole.com zoals; aanmeldings-ID/e-mailadres, wachtwoord en accountactiviteit incl. ingevoerde gegevens gerelateerd aan jouw sollicitaties;

 

Opt-in-gegevens ► Jouw toestemming voor het ontvangen van mailings; e-mailadres, datum status (ingeschreven of uitgeschreven), hoe verkregen en voor welke doelen;
Sollicitatiegegevens ► Geboortedatum, geslacht, nationaliteit, curriculum vitae, motivatiebrieven, opleidingen, cursussen en trainingen, werkervaring, stages en vrijwilligerswerk, talen, referenties en getuigschriften, beschikbaarheid, rijbewijs en bezit auto.

 

Bijzondere en gevoelige gegevens

 

Onder gevoelige gegevens valt o.a. het burgerservicenummer (BSN). Het BSN hoef je niet in je cv te zetten wanneer je bij ons solliciteert. Wij stellen uitdrukkelijk geen prijs op het ontvangen van bijzondere persoonsgegevens. Onder bijzondere persoonsgegevens verstaan wij informatie over jouw: godsdienst of levensovertuiging; ras/etnische afkomst; politieke voorkeur; gezondheid; seksuele leven; lidmaatschap van een vakbond; strafrechtelijk verleden.

 

Wij stellen geen prijs op deze gegevens omdat wij deze gegevens niet nodig hebben voor onze dienstverlening. Indien je er toch voor kiest om bijzondere persoonsgegevens aan ons te sturen in jouw cv kunnen wij er niet voor instaan dat deze gegevens niet onbedoeld toch door ons opgeslagen worden. In dat geval gaan wij ervan uit dat je ons toestemming gegeven hebt om de bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Uiteraard heb je te allen tijde het recht om ons te wijzen op de door jouw toegestuurde bijzondere persoonsgegevens en ons te verzoeken om deze gegevens alsnog te verwijderen.

 

Categorieën persoonsgegevens Waarom verwerken wij jouw gegevens? Rechtmatige grondslag
Contactgegevens, NAW gegevens. Ter correspondentie. Om met je in contact te treden over je sollicitatie. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst.
Sollicitatiegegevens. Arbeidsbemiddeling. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst of voor het behartigen van ons rechtvaardig belang.
Online accountgegevens Accountbeheer. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst.
Gevoelige gegevens (bijv. pasfoto of video). Arbeidsbemiddeling Toestemming.
Op-tin-gegevens. Het ontvangen van e-mails, zoals vacature-alerts. Toestemming.

Van (potentiële) klanten en leveranciers verzamelen wij gegevens door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en e-mail, bijvoorbeeld wanneer je met ons contact opneemt en een aanvraag bij ons doet. Ook wanneer je één van onze locaties en/of kantoren bezoekt verwerken wij persoonsgegevens. De categorieën persoonsgegevens die wij van klanten en leveranciers kunnen verwerken zijn:

 

Contactgegevens ► Telefoonnummer en/of e-mailadres;
NAW gegevens ► Voor- en achternaam, titel(s), adres, woonplaats;
Overige persoonsgegevens ► Geslacht, leeftijd, geboorteplaats en –datum, nationaliteit, functierol en afdeling, taalvoorkeur, bezit rijbewijs, kentekenplaatnummer.

 

Bedrijfsgegevens ► Bedrijfsnaam, branche, bedrijfsadres, bedrijfstelefoon- en faxnummer, zakelijk e-mailadres, datum overeenkomst;
Bank en betaalgegevens ► Bankinformatie zoals; bankrekeningnummer en evt. creditcardnummer, bankverklaring, btw-nummer, VAT-nummer en TIN-nummer;

 

CCTV beelden ► Cameratoezicht/bewakingsbeelden;
Online account gegevens ► Gegevens m.b.t. de portals KTB Virtual Office en KTB Customer zoals; aanmeldings-ID/e-mailadres, schermnaam, wachtwoord en accountactiviteit incl. ingevoerde betaal en bestelgegevens.

 

Categorieën persoonsgegevens Waarom verwerken wij jouw gegevens? Rechtmatige grondslag
Contactgegevens, NAW gegevens. Ter correspondentie en ter uitvoering van promotionele activiteiten/direct marketing. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst of voor het behartigen van ons rechtvaardig belang.
Overige persoonsgegevens, Bedrijfsgegevens. er correspondentie, ten behoeve van het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten en het onderhouden van de zakelijke relatie Gerechtvaardigd belang.
Contactgegevens, NAW gegevens, Overige persoonsgegevens, Bedrijfsgegevens, Bank- en betaalgegevens. Om verplichtingen na te komen op grond van wet- en regelgeving zoals geschillen. Om de bedrijfsmiddelen en medewerkers/contractanten te beschermen tegen fraude, diefstal, letsel, misbruik of ander wangedrag. Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting en voor het behartigen van ons rechtvaardig belang.
Bank- en betaalgegevens. Voor het afhandelen van opdrachten/bestellingen en het doen en ontvangen van betalingen. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
CCTV beelden. Ter beveiliging. Diefstal tegengaan en onze werknemers en bezoekers te beschermen. Gerechtvaardigd belang.
Online accountgegevens . Voor accountbeheer en voor het afhandelen van opdrachten/bestellingen en het doen en ontvangen van betalingen. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst.

Wanneer je onze websites Koole.com of werkenbijkoole.com bezoekt kunnen wij persoonsgegevens verwerken door gebruik te maken van zogenaamde cookies. Een verdere toelichting over wat cookies zijn en welke wij gebruiken kun je vinden in deze privacyverklaring. Pas wanneer je gaat inloggen op je account, in één van onze portals of contact met ons opneemt via het contactformulier, verwerken wij de persoonsgegevens toegelicht in voorgaande twee hoofdstukken. Persoonsgegevens die wij verwerken wanneer je onze website(s) bezoekt zijn:

 

Websitebezoek gegevens ► Apparaat-gegevens zoals apparaat-type, IP adres en locatiegegevens; online gedrag, gegevens over jouw activiteiten op onze website(s).

 

Categorieën persoonsgegevens Waarom verwerken wij jouw gegevens? Rechtmatige grondslag
Websitebezoek gegevens. Om onze website te onderhouden en te verbeteren en de prestaties en het gebruik van onze website te bewaken en jouw browserervaring te verbeteren. Rechtvaardig belang of toestemming.

Wanneer je komt werken bij Koole Terminals B.V. dan verwerken wij de gegevens welke nodig zijn voor het beheren van de arbeidsrelatie. Werk je als kapitein of als crew op een barge dan verwerken wij ook hiervoor de nodige persoonsgegevens. Hieronder een overzicht van de categorieën persoonsgegevens die wij verwerken van onze medewerkers:

 

Contactgegevens ► Telefoonnummer en/of e-mailadres;
NAW gegevens ► Voor- en achternaam, titels, adres, woonplaats;
Personeelsgegevens ► Geslacht, leeftijd, geboorteplaats en –datum, nationaliteit, evt. verblijf/werk vergunning, bezit rijbewijs, kentekenplaatnummer, kopieën van diploma’s, certificaten en identiteitsbewijs; gegevens omtrent salaris en uitkering; informatie over functioneren; gegevens over gemaakte afspraken/overeenkomsten; overige gegevens die nodig zijn voor de personeels-, salaris- en verzuimadministratie en het beheren van de arbeidsrelatie.
Barge-gegevens ► Kapitein en/of crew naam, persoonlijk identificatienummer en type, ADN certificaatnummer en vervaldatum.
CCTV beelden ► Cameratoezicht/bewakingsbeelden.

 

Bijzondere en gevoelige gegevens

 

We verwerken ook bijzondere en gevoelige persoonsgegevens maar alleen als dit nodig is om te voldoen aan arbeidsrecht of sociaal-zekerheidsrecht. Onder bijzondere en gevoelige persoonsgegevens valt bijvoorbeeld jouw BSN, informatie over je gezondheid of lidmaatschap van een vakbond. Deze gegevens worden extra zorgvuldig verwerkt. Het verwerken van deze informatie is bovendien voorbehouden aan een zeer beperkte en selecte groep medewerkers.

Categorieën persoonsgegevens Waarom verwerken wij jouw gegevens? Rechtmatige grondslag
Contactgegevens, NAW gegevens Ter correspondentie. Gerechtvaardigd belang.
Personeelsgegevens. Ter identificatie, voor personeels-, salaris-, fiscale- en verzuimadministratie. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of het behartigen van ons rechtvaardig belang.
Bijzondere en gevoelige gegevens (zoals BSN, pasfoto, gezondheid). Ter identificatie, voor personeels-, salaris-, fiscale- en verzuimadministratie. Voldoen aan een wettelijke verplichting.
Barge-gegevens. Om contact te leggen met de barge en haar bemanning en ten behoeve van het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten. Gerechtvaardigd belang.
CCTV beelden. Ter beveiliging. Diefstal tegengaan en onze werknemers en bezoekers te beschermen. Gerechtvaardigd belang.

Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Koole Terminals B.V. bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

 

Wij bewaren sollicitatiegegevens, tot 4 weken na beëindiging van de procedure. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens buiten een sollicitatieprocedure te bewaren, bijvoorbeeld voor onze Talent Pool, dan bewaren we je gegevens niet langer dan 3 jaar.

Camerabeelden worden niet langer bewaard dan 4 weken. Alleen als er een incident is geweest bewaren wij de camerabeelden tot het incident is afgehandeld.

Delen van persoonsgegevens met derden

Koole Terminals B.V. is wereldwijd actief, persoonsgegevens worden verwerkt door onze werknemers, partners en zakelijke relaties (zoals IT-leveranciers en marketingbureaus) die wij daartoe opdracht hebben gegeven, bij voorkeur binnen de EU. Koole Terminals B.V. verleent alleen toegang tot persoonlijke gegevens aan derden op basis van ‘need-to-know ‘. Dit wil zeggen dat een dergelijke toegang gelimiteerd is tot de verwerking van persoonsgegevens welke puur noodzakelijk is voor het realiseren van de vereiste werkzaamheden.

 

Koole Terminals B.V. kan je gegevens delen met partijen die buiten de EU gevestigd zijn, zoals een softwareleverancier. Deze partijen kiezen wij zorgvuldig uit. Zo letten wij of er een behoorlijk niveau is van bescherming van persoonsgegevens en hanteren wij standaardcontracten van de Europese Commissie. Passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens met dezelfde waarborgen worden verwerkt als die gelden volgens de AVG zijn hierbij inbegrepen. Afspraken over adequate veiligheidsmaatregelen om je gegevens goed te beschermen leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst.

 

Koole Terminals B.V. behoudt zich het recht voor de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Koole Terminals B.V. dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Koole Terminals B.V. te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Jouw rechten; gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Recht op inzage
Je hebt het recht om te allen tijde jouw gegevens op te vragen die bij ons vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Koole Terminals B.V. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.

 

Recht op rectificatie
Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit door ons te laten rectificeren.

 

Recht op overdracht
Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij Koole Terminals B.V. opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient Koole Terminals B.V. al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.

 

Recht op wissen van gegevens
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Koole Terminals B.V. vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.

 

Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wil jij niet dat Koole Terminals B.V. jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens.

 

Recht op het indienen van een klacht
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Koole Terminals B.V. niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Het gebruik maken van deze rechten kan door een e-mail te sturen naar info@koole.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en BSN zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op je verzoek.

Welke cookies gebruiken wij?

De website van Koole Terminals B.V. gebruikt cookies. Een cookie is (deel van) een tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken op onze website de volgende cookies:

 

Functionele cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk om jou de diensten en functionaliteiten te kunnen leveren waar je om hebt gevraagd. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

 

Tracking cookies
Met jouw toestemming plaatsen wij tracking cookies op je computer. Met deze cookies kunnen we jouw surfgedrag op onze website volgen en daaruit afleiden waar je interesses liggen. Met deze informatie kan de webcontent op jou worden afgestemd en een beoordeling worden gemaakt welke dienstverlening interessant voor je kan zijn.

 

Analytische cookies
Deze cookies stellen ons in staat om bezoekerstatistieken bij te houden waardoor we een beter inzicht te krijgen in het functioneren van onze website. Zo kunnen we zien hoeveel bezoekers er op onze website komen en krijgen we een beeld van hun surfgedrag. Wij maken hierbij gebruik van de webanalyse-service van Google. genaamd ‘Google Analytics’. Bij het plaatsen van deze cookies registeren wij o.a. het IP adres van jouw computer. Koole Terminals B.V. kan niet zien wie (welke pc) haar website bezoekt. Google kan dit als aanbieder van de dienst wel.

 

Cookies weigeren

 

Je kunt zelf beslissen of je cookies wilt accepteren of weigeren. Je kunt jouw browser zo instellen dat je op de hoogte gebracht wordt wanneer er cookies geplaatst worden. Daarnaast kan je het gebruik van cookies uitzetten in je browser. Zie hiervoor deze toelichting door de Consumentenbond. Je kunt ook informatie vinden onder het ‘help’ menu van je browser voor het instellen van jouw cookie- voorkeuren.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Hiertoe gebruikt Koole Terminals B.V. meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls, wachtwoorden en fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen.